档案信息化问题汇编是小编针对罗塞塔四大群内部分精选问题进行整理汇总，每月一期以问题汇编的形式发布，将群友们的精彩发言分享给大家。本期为罗塞塔档案信息化问题汇编第三期，继续分享已有回复或答案的问题。

　　问：因为档案数据的敏感性和保密性，对于大模型提供方而言无法获取大量有价值的样本数据进行训练、调优，有没有一个好的方法或模式让第三方技术人员可以接触到大量的档案数据，从而让技术更精准地提供服务？

　　有群友提了个问题：有的档案部门档号命名中有全宗-DZ·年度 作为电子档案的命名规则。DZ算不算一个档案门类编码？还是说档案门类编码就是只有DA/T 13-2022《档号编制规则》中的这几个呢？引发群内大咖热议。

　　数字罗塞塔计划：把DZ（电子档案）作为门类的应该是历史遗留下来的，现在不会再单独设立DZ门类。现在不需要再区分纸质、电子，该属于哪一类就属于哪一类，具体门类划分参照DA/T 13-2022《档号编制规则》。

　　群友1：首先，OA产生的不能叫电子档案，只能叫电子文件。电子文件必须经过档案工作人员进行归档整理之后，挂接到档案管理系统中，才形成了电子档案。

　　其次，通过档案数字化产生的电子图像文件，因为都需要挂接到档案部门的系统中，所以可以认为这些电子图像文件也经过归档整理，也是电子档案了。

　　最后，文书类的无论是通过数字化扫描得来的，还是接收的前端OA产生的，只要经过了归档整理，挂接到档案管理系统中，都是文书类电子档案。当然，OA产生的非文书电子文件，即便经过归档整理，也肯定不属于文书类电子档案了。

　　总之，我认为不管什么来源、什么格式，电子文件经过归档整理，然后由档案部门保管的，就形成电子档案。然后再根据电子档案的性质，确定其分类。DZ是指的档案的保管形式，并不是分类。

　　我还认为，把数字化产生的电子图像文件认为是副本的这个观点，应该调整下。因为这种看法还是强调纸质件的重要性，如果我们把这些电子图像文件进行了归档整理，挂接到了系统中，有来源、有过程、有责任者，为什么不能认定其电子档案的身份？举个栗子：纸质原件和其扫描的电子图像文件，哪个是正本？哪个才有法律效力？我认为，只要电子图像文件是经过有规范的工作流程扫描得来的，然后又经过归档整理之后挂接到系统中，然后又是从系统中下载来的，那么这份电子图像文件，就应该具有与纸质原件相同的法律地位。就是重过程轻形式的逻辑。再想想如果从档案馆拿出来的东西，都不被认可，那可真是每一个档案工作者的悲哀了。

　　所谓的法律效力不是档案部门付出了很多努力就能够决定的。不能因为自己或者这里行业规范就能为社会判定纸质文件与数字复印件具有同等的法律效力，而是这样的认定就社会来说是具有很大隐患的。纸质原件就是纸质原件，不能因为做了各种各样的努力就可以丢弃纸质原件自主申明其法律效力了，如果真的上法庭，也许数字复制件也能发挥效力，但是也是通过过程追溯认定进行的，是司法部门决断的。

　　复印件是没有与原件同等的法律效力，但是打印出来加盖公章后就具有了。虽然电子档案与纸质档案具有同等的法律效力，但也不能丢弃原始的纸质档案。

　　电子档案作为范畴而不是具体的指向，是可以同步包含纸质原件及其数字复制件的，重点在于增量电子化，没必要非唯一论，把数字复制件附加太多效力，这对资源可持续也不友好。

　　电子档案包含元数据，数字复制件不盖章只能作参考，法律意义很弱。纸质原件现行条件下不会丢弃，就算单轨单套也要从双轨双套过渡吧，而且也需要考虑各类业务系统的现状。

　　问题1：向各位专家请教一个问题，我们单位是国企，合同档案比较多，计划建一个档案室，作为新手档案员，想请教一下我应该哪些方面去建立这个档案室，买什么样的的柜子比较合适，感谢回复。

　　答：这个问题比较综合，也比较复杂，恐怕不是几句话就能说清楚的。一般档案室的建设要从库房建设、库房设施、规章制度以及档案分类方案几个方面去着手。库房建设和设施要找对应你们级别的档案室建设指南或者规范之类的文件，看看具体的要求；规章制度可以向兄弟部门借来改一下；档案分类方案要看上级部门有没有，或者根据同级综合性档案馆的分类方案结合本单位的情况拟定。如果前期档案室的基础建设比较薄弱、从零开始，那还真的是个比较大的系统工程呢。

　　答：具体内容可参考水办[2021]200号《水利部关于印发水利工程建设项目档案管理规定的通知》，如果没有提到一般参考科技档案管理和档号编制规则相关要求。另外，上级部门验收时档号编制规则一般首先看建设单位自身有没有制定规则，没有的话就参考科技档案相关标准。

　　答：一般是等保二级，但如果涉及和政务内网对接等情况就需要定。对于SM档案，建议采用单机管理。

　　问题4：《中华人民共和国档案法实施条例》第五条规定：国家档案馆馆藏的永久保管档案分二、管理，分级的具体标准和管理か法由国家档案主管部门制定。这个如何分啊？有没有相关的标准？

　　问题5：请教各位大佬专家一个问题，长期保存的AIP包，如果对里面的文件进行了格式转换，那么AIP包要重新打包还是？如果重新打包又怎么确保新包的真实性呢，毕竟已经不是原系统发送过来的。

　　答：格式转换的过程记录需要以元数据的方式记录。文件和元数据可以进行分体式设计，具体参见这篇文章《AIP的逻辑结构与物理结构设计》。

　　答：数字档案的增量备份和全量备份的备份频率取决于具体的需求和策略。一般来说，增量备份会更频繁地进行，通常每天进行一次或者更频繁，以确保最新的数据能够及时备份。而全量备份则可能会更少一些，通常每周或每月进行一次，因为全量备份需要备份整个数据集，耗时较长。

　　然而，备份频率也应该根据数据的重要性、变化频率以及可接受的数据丢失程度来确定。有些关键数据可能需要更频繁的备份，而一些不太重要或者变化不频繁的数据则可以更少备份。最佳的备份策略应该综合考虑数据的特点和业务需求来制定。

　　问题7：老师好！有个问题想请教一下，我们在做三合一制度的时候，原来的档案管理办法要放一起吗？

　　问题8：请教个问题，文书类电子档案什么意思，和OA产生的电子档案有什么区别呢？总感觉，这个就是以前没有OA时候的公文，然后数字化之后的副本。

　　答：首先，电子档案是通过各类应用系统直接产生的电子文件，符合归档要求形成的档案，比如GB/T 39362-2020《党政机关电子公文归档规范》中电子公文归档之后形成的就是电子档案。其他类型的反映党务、政务、生产经营管理等各项管理活动中产生的电子文件归档之后形成的就是文书类电子档案。数字化副本不是电子档案。

　　问题9：有个档案数据存在云存储的想法：把众多档案信息包通过truecrypt之类的技术手段加密成一个大文件，之后拆分成一个较小文件和一个较大文件，最后本地存储小文件，把拆分后的大文件放在腾讯云之类的深度存储服务中。主要腾讯云的深度存储本身也是磁带，价格还便宜，用起来应该会比远程异地离线备份更方便。这样做有没有什么风险？

　　答：出于安全的考虑，国家局过去对档案云存储一直是不支持的。从新出台的政策来看，好像没有松动迹象，建议慎重考虑。

　　问题10：这次我们出去调研，有个厂商做的TSIP（移交信息包）是直接封装成iso虚拟镜像格式的，因为他们正好是用光盘离线移交，用这种格式的话做到了它的载体和信息的统一（一次移交几张光盘，系统里也就是几个iso文件）。想问一下，如果直接将TSIP做成iso的话，技术上或者法律法规上会有什么弊端或者风险么？

　　答：ISO光盘镜像文件符合ISO 9660，应该只针对CD和DVD，没有针对蓝光BD的。作为交换格式问题不大，作为保存格式不合适。

　　问题11：我馆准备用门禁系统代替人工在本子上进行出入库登记。出入库登记主要包括出入时间、人员和事由。请问目前的门禁系统能否让库房人员在刷指纹或者刷脸的同时在屏幕上选择人数、事由等等？

　　答：双人脸识别门禁，进入库房须两人双人脸识别后才能进入，完美通过技术层面落实双人入库制度，同时自动记录工作人员的出入信息，如工作人员的姓名、出入库房时间等等，方便追溯查询，安全管控，保证库房安全无忧。

　　答：政府网站网页归档可参考DA/T 80-2019，附录A中有归档范围和保管期限表。其他社交媒体归档目前没有什么好的办法，国际上有一个WARC标准，具体可查阅本号文章《网络资源归档标准WARC介绍》。